ik-icerikİnsan kaynakları yönetimini sistematize edin; kayıt tutmaktan kurtulun, katkı sağlamaya zamanınız kalsın.

Şirket yaşam döngünüzün temelini oluşturan tüm diğer kaynaklarınız gibi insan kaynağınızı doğru belirlemeniz, konumlandırmanız ve şirket hedefleriniz doğrultusunda verimli bir şekilde yönlendirmeniz gerekir.

Günümüzde firmalar, dinamik rekabet ortamında kendilerine avantaj sağlayacak teknolojik araçlara ve etkin maliyet yönetimi sağlayan uygulamalara çok daha kolay erişebiliyor. Bununla beraber, dileğiniz teknolojik yatırımı yapın veya otomatize, girift sistem otomatizasyonları kurun; iş yine özgücünüzü oluşturan insanda bitiyor.

Bu açıdan bakacak olursak, İnsan Kaynakları Yönetimi kavramı, firmaları zor piyasa şartlarında bir adım öne çıkaracak en önemli olgulardan biri. Şirket içinde öne çıkacak bir uzmanlık alanı oluşturmak ve bu alana tam hâkimiyet sağlayacak bir uzman yetiştirmek, önce o kişiyi bulma ve sonra da doğru pozisyona yerleştirme süreciyle başlıyor. İşe uygun görülen kişinin adaptasyon ve eğitim süreci için dikkate değer bir zaman ve emek harcanıyor. Sonrasında ise yetişmesi için bunca emek, para ve zaman harcadığınız kişiyi firmanızın bünyesinde tutabilmeniz gerekiyor.

Opak İnsan Kaynakları Modül Fonksiyonları

    • Organizasyon Yönetimi: Şirketin hiyerarşik yapısını belirleyen organizasyon şemasını oluşturmak için kullanılır, sayısal olarak herhangi bir kısıtlama yoktur. Grup şirketler de dahil olmak üzere, tüm kademelerin tek bir şemada izlenebilmesini sağlayan sistem, böylece grup şirketleri ya da birimler arasındaki geçişler, kariyer planlamaları ve terfileri sorunsuz biçimde gerçekleşmesi için gereken altyapıyı sunar. Alternatif organizasyon şemaları tasarlanarak, simülasyonlar yapılmasına elverişlidir.
    • İşe Alma: Üretim ve hizmetlerin aksamaması için işe alım ihtiyaçlarının belirlenebilmesini ve takibini kolaylaştırır. Boş kadrolar için ilan şablonları tasarlanabilir, ilan bütçeleri izlenebilir ve verimlilikleri ölçülebilir. Boş kadronun mevcut çalışanlardan doldurulması öngörülüyorsa, iç ilan verilerek personele duyurulabilir. Başvuralar, şirketin İnternet sitesi üzerinden ya da kariyer sitelerinden alınabilir. Başvuru numarası verilerek, hem şirket profesyonelleri, hem de aday tarafından durumun takibi sağlanabilir. Referans araştırması, işe hazırlık formu, oryantasyon gibi süreçler kolaylıkla takip edilebilir.
    • İş Analizi: İşle ilgili bütün detaylar burada tutulur, kadro boşaldığında veya yeni kadrolar ihdas edildiğinde terfi ve işe alma işlemleri işin nitelikleri esas alınarak gerçekleştirilir. İşin standartları burada konur, işe alma esnasında adayın uygunluğu da buna göre kontrol edilir. Çalışanların eğitime ihtiyacı olup olmadığı da, işe bakarak tespit edilir. İş analizi, işe göre adam kavramından yola çıkarak, insan kaynağını etkin bir şekilde yönetebilmeyi sağlar.
    • Performans Yönetim Sistemi: Belirlenen hedefler kapsamında, çalışan verimliliklerinin ölçümlenebilmesini sağlar ve geliştirilmesini destekler. Modül, diğer İK modülleriyle haberleşerek, bireysel gelişim planları ve hedeflerini göz önünde tutarak, çalışanın işi hakkıyla yapıp yapmadığını ortaya çıkarır. Performans değerlendirme yetkinlik bazlı, hedef bazlı ya da balanced scorecard yöntemleriyle yapılabilir. 360 derece performans değerlendirme yapılabilir. Belli zamanlarda gidişat gözden geçirilerek gerekli görülürse hedefler revize edilebilir. Ortaya çıkan değerlendirmeler sonucunda, terfilere ya da eğitim ihtiyaçlarına projeksiyon tutulur.
    • Kariyer Planlama: Kariyer hedeflerinin, tüm alt kırılımları ve olabilirlikleri ile birlikte izlenebilmesini sağlar. Çalışanların ,bireysel gelişim planları ve kariyer beklentileri doğrultusunda atılması gereken adımlar çıkarılır. Kritik işler ve kritik yöneticiler yedeklenir. Yetenek havuzları oluşturularak, potansiyel yöneticiler için özel programlar planlanabilir.
    • Sınav ve Anket Modülü: Çalışanlarla ve işe alınması düşünülen adaylarla yapılan, bütün sınav (dil sınavı gibi), anket (çalışan memnuniyet anketleri gibi) ve testlerin (kişilik testleri gibi) organizasyonu burada gerçekleştirilir. Yapılan bu işlemler, uygun görülen parametrelerle değerlendirilir, puanlanır ve sonuçları analiz edilir.
    • İş Değerleme ve Ücret Sistemi: Sistem, işlerin sayısallaştırılarak ücretlerin hem işletme içinde adil ve ifade edilebilir bir formata çekilmesini, hem de piyasaya göre dengeli hale getirilmesini hedeflemektedir. Her ne kadar ücretle ilgili tartışmaları sıfıra indirmek mümkün olmasa da, sistemin argümanları açıklanarak tartışmaların daha düzgün ve sınırları belli bir zeminde yapılması sağlanabilir.

İşlemler, işin kendi puanı, personelin işe uygunluğundan gelen puan, performans puanı ve sektör ücretleri olmak üzere dört fonksiyon esas alınarak yürütülür.

Çeşitli ücret senaryoları yapılarak, sonuçları itibarı ile işletmenin şartlarına en uygun olanı seçilir.

  • Sicil Yönetimi: Çözümün tamamı grup şirket yapısını desteklediğinden, tek bir sicil numarası ile personelin grup içindeki bütün geçmişi sorgulanabilir. İşten ayrılan çalışanların aktardığı sorunlar sınıflandırılarak öne çıkanlar belirlenebilir. Program, işten ayrılan çalışanlar için zimmetlenmiş herhangi bir ürün ya da tamamlanması gereken herhangi bir süreç için işin sorumlusunu otomatikman uyarır. Şirketin kurumsal hafızası olması açısından, çalışanlarla ilgili kritik olayların personel günlüğünde kayıt altına alınmasını sağlar. Çalışanlar arasındaki; akrabalık bağları, sağlık sorunları, vizite kayıtları, özel sigorta ve bireysel emeklilik uygulamalarının takibini kolaylaştırır. Ücret artış dönemlerinde girilen parametrelere göre, tüm personelin ücretleri değiştirilebilir. Proje bazlı çalışan şirketlerde, proje bitiminde tüm kadronun olduğu gibi başka bir projeye transferi, istenirse kıdem ve ihbar tazminatları da hesaplanarak dakikalar içinde gerçekleştirilebilir.
  • Ücret Yönetimi: Sürecin aylık, günlük, saatlik, brüt, net çalışma türlerine göre kolaylıkla takibini mümkün kılar. Ek ödeme ve kesintiler, her bir personel için özelleştirilebilir. Her ayın puantajları toplu olarak üretilir, periyodik olarak verilen kazanç ve kesintiler otomatik hesaplanır, kişiye özel diğer bilgiler girildikten sonra, bu puantajlar toplu olarak hesaplatılarak ücret ve ek ödemeler bankalara transfer edilebilir. Tüm bu parametreler dahilinde, yasal ve özel raporlar çıkarılabilir. İhbar ve kıdem tazminatları istenen tarih aralığına göre hesaplanabilir ve geleceğe yönelik simülasyonlar yapılabilir. Ayrıca özel sigorta, bireysel emeklilik, askerlik borçlanması, icra ve nafaka ödemeleri, taksitli borç, vizite, ikramiye gibi uygulamalarının takibini kolaylaştırır. Muhasebe sistemi ve diğer PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) yazılımları ile entegrasyona elverişlidir. Çalışanların işe göre, birbirlerine göre ve piyasa koşullarına göre en doğru ücreti almalarına olanak sağlar.
  • Eğitim Yönetimi: Organizasyonel gelişimi destekleyici eğitim ihtiyaçlarının belirlenebilmesini ve takibini kolaylaştırır. Dönemsel olarak şirketin, eğitim ve bütçe hedeflerini sağlıklı bir şekilde yönetmesi için altyapı sunar. Sistem, tanımlanan yetkinlikler bazında eğitime ihtiyacı olan personeli kendisi tespit edebilir. Eğitimler için alınan teklifler, belirlenen kriterler çerçevesinde değerlendirilebilir. Ayrıca eğitim kurumları, eğitmenler, alınan eğitimler, bütçeleri, eğitim salonları, ekipmanlar gibi birçok parametre kayıt altına alınarak denetlenebilir ve puanlanarak gelecek eğitimlere ışık tutması sağlanabilir.
  • İzin Yönetimi: Yıllık izin, mazeret izni, ücretsiz izin, rapor gibi her türlü izinlerin takibi buradan yapılır. Kanuni çerçevesi olan izinler, ilgili kanun maddeleri doğrultusunda tasarlanır. İşletmeye has uygulamalar ise (mazeret, rapor, ücretsiz …) istenildiği şekilde ve limitlerde kurgulanabilir. İzin planlamaları yapılabilir, izin hak ediş cetvelleri ileriye ve geriye doğru herhangi bir tarih itibariyle alınabilir.
  • İşçi Sağlığı: İşyeri hekimliği ile ilgili detay bilgiler parametrik olarak tanımlanabilir. Toplu muayeneler, periyodik muayeneler takip edilerek, kişi detayında sağlık kartlarına kadar kayıt altına alınabilir ve raporlanabilir. Hastaneler ve doktor isimleri ile ilaçlar detaylı bir şekilde tanımlanarak, hem dışarıdan alınan sağlık hizmetleri, hem işyeri hekimliği çerçevesinde verilen sağlık hizmetleri takip edilebilir.
  • Ödül ve Cezalar: Ödüller ve Cezalar, kategorize edilerek sebepleri ile beraber disiplin ve ödül kurullarındaki kurallar doğrultusunda belirtilebilir ve gerekirse bordro ilişkileri de tasarlanarak, ödül ve cezaların ücret olarak yansıması sağlanabilir.
  • Devamsızlık ve Geç Gelme: Personelin zaman içerisinde, devamsızlık, geç gelme ve erken ayrılmaları, sistemde kategorize bir şekilde sebepleri ile birlikte tutularak raporlanabilir.
  • İş Kazaları: Organ, kaza türü, hasar gibi iş kazasının temel argümanları sisteme tanımlanarak detaylı bir şekilde kanuni bildirimler ile istatistiki raporlamalar alınabilir.
  • İş Seyahatleri: Yapılan seyahatler gider kalemleri ve seyahat türleri ile katılanlar vs detayında takip edilerek raporlanabilmektedir.
  • Personel Servisleri: Araçlar, güzergahlar, duraklar, sürücüler v.b. detayında servisler takip edilerek gecikmeler, aksamalar kayıt altında tutulabilmekte ve raporlar alınabilmektedir.
  • Evrak: Personele ait evrak grupları tanımlanarak, görevlere ve türlerine göre getirilmesi gereken evraklar takip edilebilir ve dijital doküman olarak ilgili personele eklenebilmektedir.
  • Malzeme Dağıtımı: İş güvenliği koruyucu malzemeleri, personel ölçülerine göre detaylandırılarak, kolaylıkla dağıtım listeleri oluşturulmasını ve takibini sağlar.